La función de firma electrónica en Google Drive es una característica útil que puede ahorrar tiempo y esfuerzo a los usuarios que necesitan firmar documentos de manera digital.
La función de firma electrónica de Google, que se introdujo a principios de este año para Google Docs, ha sido ampliada para permitir a los usuarios solicitar firmas electrónicas en archivos PDF almacenados en Google Drive. Esta función, que es el equivalente digital de una firma manuscrita, permite a los usuarios firmar documentos de forma más rápida y cómoda que los métodos tradicionales basados en papel.
La función de firma electrónica de Google ofrece varias características útiles, como la capacidad de solicitar firmas a varios usuarios, incluidos los que no son de Gmail. También permite ver el estado de las firmas pendientes y buscar contratos completados, guardar plantillas de contratos para iniciar varias solicitudes de firma electrónica y ver un registro de auditoría de los contratos completados.
El archivo quedará bloqueado una vez haya sido firmado
La función de firma electrónica en Google Drive admite campos personalizados como número de teléfono, puesto de trabajo, empresa y más. Al recibir una solicitud, se puede firmar un contrato desde un PC de escritorio o un dispositivo móvil. Los administradores del espacio de trabajo pueden habilitar o deshabilitar las firmas electrónicas a través de la Consola de administración de Google, y pueden realizar cambios para una unidad organizativa, como un departamento o un equipo.
Ten en cuenta que un archivo PDF se bloquea después de iniciar una solicitud de firma y no puede modificarse. Sin embargo, aún puede organizarlo en su Drive, por ejemplo, si desea cambiar su ubicación. La función de firma electrónica en Google Drive está disponible para determinados niveles de Workspace, incluidos Business (Standard/Plus), Enterprise (Starter/Standard/Plus), Essentials y Enterprise Essentials Plus, Education Plus y suscriptores individuales.
Google utiliza su propia tecnología de cifrado
La implementación gradual de la compatibilidad con firmas electrónicas para archivos PDF ha comenzado y tardará aproximadamente dos semanas en llegar a todos los usuarios que cumplan los requisitos. Esta función se suma a las nuevas características que Google ha estado preparando para Drive, como la nueva versión beta de Google Drive para Windows en PC ARM, la capacidad de migrar datos de OneDrive a Google Drive y la opción de restricción de acceso para carpetas compartidas.
En cuanto a la seguridad, Google ha tomado medidas para garantizar que las firmas electrónicas sean seguras y confiables. La empresa utiliza tecnología de cifrado avanzada para proteger los documentos y las firmas electrónicas, y los administradores del espacio de trabajo pueden controlar quién tiene acceso a las firmas electrónicas y quién puede firmar documentos.
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